Pencadangan Data Kesehatan: Daftar Periksa Kepatuhan HIPAA

Melindungi data pasien adalah hal yang tidak bisa ditawar bagi penyedia layanan kesehatan. HIPAA mewajibkan cadangan informasi kesehatan elektronik yang dilindungi (ePHI) yang aman dan dapat diambil kembali. Berikut yang perlu Anda ketahui:

Poin-poin Utama:

• Pencadangan Data Wajib Dilakukan: HIPAA mengharuskan pembuatan salinan ePHI yang tepat dan dapat dipulihkan untuk mencegah kehilangan data dan memastikan kesinambungan.
• Aturan 3-2-1: Simpan 3 salinan data, simpan di 2 jenis media, 1 di luar lokasi. Ini meminimalkan risiko seperti ransomware atau kegagalan perangkat keras.
• Enkripsi & Kontrol Akses: Enkripsi data (disarankan AES 256-bit) dan batasi akses menggunakan Kontrol Akses Berbasis Peran (RBAC) dan autentikasi dua faktor (2FA).
• Pengujian Reguler: Uji rencana pencadangan dan pemulihan secara berkala untuk memastikan keandalan selama keadaan darurat.
• Kepatuhan Vendor: Gunakan vendor yang mematuhi HIPAA dengan Perjanjian Rekanan Bisnis (BAA) yang ditandatangani.

Mengapa Ini Penting:
Pelanggaran data merugikan organisasi layanan kesehatan rata-rata $4,88 juta per insiden (IBM, 2024). Kesalahan manusia dan serangan siber masih menjadi ancaman utama, sehingga pencadangan data yang andal sangat penting untuk keselamatan dan kepatuhan pasien.

Langkah-langkah untuk Memulai:

1. Menilai sistem cadangan saat ini dan mengidentifikasi semua sumber ePHI.
2. Terapkan strategi pencadangan yang sesuai dengan HIPAA, termasuk enkripsi dan kontrol akses.
3. Uji proses pemulihan dan latih staf secara teratur.
4. Bermitra dengan vendor aman dan bersertifikat yang memenuhi standar HIPAA.

Rencana Kontinjensi yang Sesuai dengan HIPAA untuk Pemulihan Bencana

Langkah 1: Tinjau Pengaturan Pencadangan Data Anda Saat Ini

Sebelum membuat sistem pencadangan yang sesuai dengan HIPAA, penting untuk memeriksa lingkungan data Anda saat ini. Dengan mengidentifikasi kerentanan, Anda dapat mengatasi risiko yang dapat membahayakan kepatuhan organisasi Anda terhadap standar perlindungan data HIPAA yang ketat. Penilaian ini menjadi dasar untuk merancang strategi pencadangan yang aman dan sesuai.

Temukan Semua Sumber PHI dan ePHI

Mulailah dengan mengidentifikasi setiap sumber informasi kesehatan elektronik yang dilindungi (ePHI) di organisasi Anda. Hal ini memerlukan inventarisasi terperinci dari semua repositori data elektronik. Meskipun sistem rekam medis elektronik (RME) Anda mungkin merupakan repositori utama, ePHI seringkali berada di tempat lain yang kurang terlihat. Sangat penting untuk memetakan semua basis data, penyimpanan cloud, dan sistem lainnya untuk menemukan setiap lokasi penyimpanan ePHI.

Proses penemuan Anda harus mencakup semua sistem yang mengumpulkan informasi pasien, seperti platform EHR, perangkat diagnostik, sistem pencitraan, peralatan laboratorium, dan perangkat lunak penagihan. Pastikan untuk memperhitungkan setiap sumber data penting.

Untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang bagaimana ePHI bergerak di dalam organisasi Anda, petakan alur data. Ini mencakup transfer internal dan pertukaran dengan penyedia pihak ketiga, yang menunjukkan perjalanan ePHI dari pengumpulan hingga pembuangan.

Melibatkan tim Anda selama proses ini juga bermanfaat. Staf mungkin mengetahui proses atau lokasi data yang tidak terdokumentasi di tempat lain. Alat otomatis dapat menyederhanakan langkah ini. Misalnya, Fidelis Elevate® XDR dapat secara otomatis mengidentifikasi dan melacak perangkat yang terhubung ke jaringan, membantu organisasi layanan kesehatan menjaga keakuratan inventaris, mendeteksi perangkat yang tidak sah, dan menerapkan kontrol keamanan yang tepat pada sistem yang mengakses data pasien yang sensitif.

Setelah Anda mengidentifikasi semua sumber ePHI, langkah berikutnya adalah mengevaluasi efektivitas tindakan pencadangan Anda saat ini.

Periksa Cakupan Cadangan dan Identifikasi Risiko

Setelah memetakan sumber ePHI Anda, nilai apakah sistem cadangan Anda saat ini cukup melindungi informasi sensitif ini. Aturan Keamanan HIPAA mewajibkan entitas untuk melakukan penilaian risiko menyeluruh guna mengevaluasi potensi ancaman terhadap kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan ePHI.

Mulailah dengan mengidentifikasi kerentanan teknis dan operasional. Cari titik akhir yang tidak terlindungi, seperti stasiun kerja, perangkat seluler, dan tablet, yang mengakses ePHI tetapi mungkin tidak termasuk dalam rencana cadangan Anda. Perhatikan sistem “shadow IT” – yang digunakan tanpa pengawasan yang memadai – karena seringkali tidak memiliki perlindungan cadangan yang memadai.

Enkripsi adalah area penting lainnya yang perlu ditinjau. Pastikan cadangan Anda mengenkripsi data baik saat transit maupun saat tidak aktif. Selain itu, pastikan akses ke pemulihan cadangan hanya terbatas pada personel yang berwenang.

Risiko cakupan cadangan yang tidak memadai cukup signifikan, sehingga tinjauan berkala menjadi penting. Lakukan analisis kesenjangan untuk mengidentifikasi potensi titik pelanggaran dalam alur ePHI, baik internal maupun eksternal. Ini termasuk memverifikasi bahwa penyedia cadangan pihak ketiga memiliki perlindungan yang memadai dan memastikan bahwa prosedur pemulihan bencana Anda dapat melindungi ePHI secara andal selama pemulihan.

Audit rutin, penilaian risiko, dan tinjauan kebijakan sangat penting untuk mengevaluasi efektivitas langkah-langkah keamanan Anda. HIPAA mewajibkan entitas untuk meninjau dan memperbarui protokol keamanan mereka secara berkala sesuai kebutuhan.

Dokumentasikan temuan Anda dengan cermat, dan catat sistem atau sumber data yang tidak memiliki cakupan cadangan yang memadai. Menyoroti masalah seperti enkripsi yang ketinggalan zaman, kontrol akses yang lemah, atau celah dalam rencana pemulihan bencana akan membantu Anda membangun sistem cadangan yang sesuai dengan HIPAA yang melindungi ePHI organisasi Anda.

Tinjauan awal ini meletakkan dasar untuk menciptakan strategi pencadangan yang aman dan patuh yang memenuhi standar HIPAA yang ketat.

Langkah 2: Buat Rencana Cadangan yang Sesuai dengan HIPAA

Setelah menyelesaikan penilaian, langkah selanjutnya adalah menyusun rencana cadangan yang selaras dengan peraturan HIPAA. Strategi cadangan yang matang memastikan informasi kesehatan elektronik yang dilindungi (ePHI) tetap aman, mudah diakses, dan dapat dipulihkan, bahkan jika terjadi kejadian tak terduga.

Terapkan Aturan Cadangan 3-2-1

Itu Aturan cadangan 3-2-1 merupakan landasan perlindungan data yang efektif, terutama di bidang kesehatan, di mana akses tanpa gangguan ke informasi penting sangatlah penting. Aturannya sederhana: simpan tiga salinan data Anda, simpan di dua jenis media yang berbeda, dan pastikan satu salinan disimpan di luar lokasi. Pengaturan ini meminimalkan risiko dan memastikan redundansi terhadap potensi ancaman.

Penelitian menyoroti bahaya mengabaikan aturan ini. Misalnya, banyak organisasi menghadapi tantangan pemulihan yang signifikan selama serangan ransomware karena strategi pencadangan yang tidak memadai.

Saat ini, kurang dari satu dari lima organisasi mengikuti aturan 3-2-1. Padahal, penyimpanan online dan offline sangat penting untuk berjalan beriringan. Tentu saja, manfaat membuat cadangan data akan berkurang secara signifikan jika Anda tidak dapat memanfaatkannya secara efektif di saat-saat kritis. – Kurt Markley, Direktur Pelaksana Apricorn AS

Bagi penyedia layanan kesehatan, penerapan aturan ini mewajibkan kepatuhan ketat terhadap standar HIPAA. Lokasi cadangan harus memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat, dan penyedia penyimpanan eksternal harus menandatangani perjanjian rekanan bisnis (BAA). Untuk lebih melindungi data Anda, pisahkan sistem cadangan dari jaringan utama Anda untuk mencegah malware, seperti ransomware, menyebar ke salinan-salinan ini.

Setelah redundansi tersedia, amankan cadangan Anda dengan enkripsi dan kontrol akses untuk memastikannya tetap terlindungi.

Siapkan Enkripsi dan Kontrol Akses

Enkripsi merupakan elemen yang tidak dapat dinegosiasikan dalam pencadangan yang sesuai dengan HIPAA. Semua ePHI harus dienkripsi baik selama penyimpanan maupun transmisi untuk mencegah akses tidak sah, bahkan jika data dicegat atau media penyimpanan disusupi.

“ePHI harus dienkripsi saat disimpan dan saat dikirim untuk mencegah data dapat dibaca, diuraikan, atau digunakan oleh pihak yang tidak berwenang, terlepas dari apakah data tersebut diretas dari server atau dicegat dalam komunikasi yang dikirim melalui jaringan terbuka.” – Steve Alder, Pemimpin Redaksi, The HIPAA Journal

Standar enkripsi yang direkomendasikan adalah AES 256-bit, meskipun AES 128-bit atau 192-bit juga dapat digunakan. Enkripsi harus diterapkan secara otomatis selama semua proses pencadangan, memastikan tidak ada data yang tidak terlindungi.

Kontrol akses sama pentingnya. Terapkan Kontrol Akses Berbasis Peran (RBAC) untuk membatasi akses ke sistem cadangan berdasarkan tanggung jawab pekerjaan. Misalnya, administrator cadangan mungkin memiliki hak manajemen penuh, sementara staf klinis mungkin hanya meminta pemulihan data.

Perkuat keamanan lebih lanjut dengan autentikasi dua faktor (2FA) bagi siapa pun yang mengakses sistem cadangan. Lapisan perlindungan ekstra ini membantu melindungi dari akses tidak sah, bahkan jika kredensial login terekspos. Selain itu, keamanan fisik sangat penting – perangkat yang menyimpan data cadangan harus disimpan di fasilitas terkunci dengan akses terbatas.

Dokumentasikan semua izin akses dan tinjau secara berkala. HIPAA mewajibkan Anda melacak siapa saja yang memiliki akses ke ePHI dan memberikan justifikasi mengapa akses mereka diperlukan. Lakukan audit berkala terhadap log akses untuk mengidentifikasi dan mengatasi upaya tidak sah untuk mengakses data cadangan.

Dengan enkripsi dan kontrol akses yang tersedia, langkah berikutnya adalah berfokus pada kemampuan pemulihan dan menyiapkan jadwal pencadangan yang andal.

Tetapkan Kemampuan Pemulihan dan Jadwal Pencadangan

Rencana pencadangan Anda harus mencakup kemampuan pemulihan yang efisien untuk memastikan ePHI dapat dipulihkan dengan cepat saat dibutuhkan. Ini lebih dari sekadar menyalin data – ini melibatkan prosedur teruji untuk memulihkan seluruh sistem, berkas tertentu, atau kumpulan data berdasarkan situasinya.

Kembangkan jadwal pencadangan yang disesuaikan dan mencerminkan frekuensi perubahan data. Misalnya, sistem penting seperti rekam medis elektronik (RME) mungkin memerlukan pencadangan per jam atau harian, sementara data yang kurang dinamis mungkin hanya memerlukan pembaruan mingguan. Otomatisasi pencadangan ini menghilangkan risiko kesalahan manusia dan memastikan tidak ada perubahan pada ePHI yang terlewat.

Pemulihan point-in-time merupakan fitur penting lainnya yang memungkinkan Anda memulihkan data ke momen tertentu sebelum masalah, seperti kerusakan atau penghapusan tidak disengaja, terjadi. Hal ini sangat berguna terutama saat terjadi serangan ransomware atau saat menangani modifikasi yang tidak disengaja.

Uji prosedur pemulihan Anda secara berkala di lingkungan non-produksi untuk memastikannya berfungsi sesuai harapan. Tetapkan dengan jelas dan penuhi Sasaran Waktu Pemulihan (RTO) – seberapa cepat Anda dapat memulihkan operasi – dan Sasaran Titik Pemulihan (RPO) – jumlah kehilangan data maksimum yang dapat diterima. Bagi organisasi layanan kesehatan, target ini biasanya perlu dicapai dalam hitungan jam, bukan hari.

HIPAA juga mewajibkan penyimpanan salinan ePHI yang dapat diambil kembali dan memiliki rencana pemulihan bencana. Ini mencakup prosedur untuk memulihkan data yang hilang. Catatan harus disimpan setidaknya selama enam tahun, meskipun beberapa undang-undang negara bagian dapat memperpanjang periode ini hingga 10 tahun. Sistem cadangan Anda harus mengakomodasi persyaratan penyimpanan ini sekaligus menjaga keamanan data sepanjang siklus hidupnya.

Untuk organisasi perawatan kesehatan yang mencari infrastruktur yang dapat diandalkan untuk mendukung pencadangan yang sesuai dengan HIPAA, Serverion menawarkan solusi hosting yang aman. Layanan mereka – termasuk server khusus dan opsi kolokasi – dirancang untuk memberikan keamanan dan keandalan yang dibutuhkan untuk melindungi data layanan kesehatan yang sensitif.

sbb-itb-59e1987

Langkah 3: Amankan Infrastruktur dan Vendor Cadangan Anda

Setelah rencana cadangan Anda siap, langkah selanjutnya adalah memastikan keamanan sistem dan vendor yang mengelola PHI (Informasi Kesehatan yang Dilindungi) Anda. Ini melibatkan pemilihan yang cermat pusat data dan penyedia cadangan yang memenuhi standar ketat HIPAA untuk melindungi PHI elektronik (ePHI).

Pilih Pusat Data yang Aman

Lokasi penyimpanan fisik cadangan Anda sangat penting untuk kepatuhan HIPAA. Pusat data harus menerapkan langkah-langkah keamanan yang kuat, termasuk:

• Pemantauan 24/7 untuk mendeteksi dan menanggapi potensi ancaman.
• Akses fisik terkendali menggunakan alat seperti pemindai biometrik, lencana keamanan, dan protokol pengawalan.
• Pengamanan teknis seperti enkripsi (baik untuk data yang sedang dikirim maupun yang tidak), kontrol akses pengguna yang ketat, dan log audit yang terperinci.

Selain itu, pilihlah pusat data dengan sistem penyimpanan redundan yang ditempatkan di fasilitas yang aman dan bersertifikat. Carilah sertifikasi seperti SOC 2, ISO 27001, dan HITRUST CSF, yang menunjukkan kepatuhan terhadap standar keamanan yang tinggi.

Bagi organisasi layanan kesehatan, penyedia seperti Serverion Menawarkan solusi hosting yang aman, termasuk server khusus dan layanan kolokasi di berbagai lokasi pusat data global. Layanan ini dirancang khusus untuk memenuhi kepatuhan HIPAA sekaligus memastikan kinerja dan keandalan yang dibutuhkan untuk melindungi data layanan kesehatan yang sensitif.

Pilih Penyedia Cadangan yang Mematuhi HIPAA

Setelah mengamankan pusat data yang patuh, fokuslah untuk memilih vendor cadangan yang sesuai dengan persyaratan HIPAA. Evaluasi penyedia potensial berdasarkan kriteria berikut:

• Perjanjian Rekanan Bisnis (BAA)Vendor mana pun yang menangani PHI harus menandatangani BAA sebelum Anda menggunakan layanan mereka. Perjanjian ini menguraikan tanggung jawab mereka untuk melindungi ePHI dan mencakup prosedur pemberitahuan pelanggaran. Tanpa BAA yang ditandatangani, menyimpan PHI dengan penyedia akan melanggar HIPAA dan dapat mengakibatkan hukuman yang berat.
• Sertifikasi keamananPeriksa sertifikasi terkini seperti SOC 2 Tipe II, ISO 27001, atau HITRUST CSF, yang menunjukkan komitmen penyedia untuk menjaga kepatuhan.
• Standar enkripsiPastikan penyedia menggunakan enkripsi yang kuat untuk data yang tidak aktif dan TLS 1.2 atau lebih tinggi untuk data yang sedang dikirim. Manajemen kunci yang tepat – seperti menyimpan kunci enkripsi secara terpisah dari data terenkripsi – juga penting.
• Laporan penilaian risikoMintalah dokumentasi analisis keamanan dan upaya perbaikan rutin. Laporan ini memberikan wawasan tentang postur keamanan penyedia secara keseluruhan.
• Kemampuan respons insidenVendor harus memiliki rencana yang jelas untuk mendeteksi, mengelola, dan melaporkan insiden keamanan. Jangka waktu pemberitahuan pelanggaran mereka harus mematuhi persyaratan 60 hari HIPAA.
• Perencanaan pemulihan bencanaCari fitur-fitur seperti pencadangan geo-redundan, penyimpanan permanen, dan opsi pemulihan cepat. Penyedia layanan harus menentukan Sasaran Waktu Pemulihan (RTO) dan Sasaran Titik Pemulihan (RPO) mereka untuk memastikan mereka memenuhi kebutuhan organisasi Anda.
• Log audit dan pemantauan:Alat ini memungkinkan Anda melacak akses cadangan, perubahan, dan upaya pemulihan, mendukung dokumentasi kepatuhan, dan mengidentifikasi potensi masalah.
• Kepatuhan subkontraktorBanyak penyedia layanan cadangan mengandalkan vendor pihak ketiga. Pastikan semua subkontraktor memenuhi persyaratan HIPAA dan tercakup dalam BAA yang sesuai.

Menggunakan daftar periksa kepatuhan vendor dapat menyederhanakan proses evaluasi. Daftar periksa ini akan memastikan bahwa penyedia layanan memenuhi standar keamanan Anda, memiliki kebijakan yang jelas untuk menangani PHI, dan memelihara pelatihan serta sertifikasi staf. Selalu minta dokumentasi pendukung untuk memverifikasi langkah-langkah kepatuhan mereka.

HIPAA juga mewajibkan perjanjian dan catatan terkait hubungan antara entitas yang tercakup dan rekan bisnis disimpan selama enam tahun. Namun, beberapa undang-undang negara bagian dan lokal mungkin mewajibkan periode penyimpanan yang lebih lama, terkadang hingga 10 tahun. Pastikan penyedia layanan Anda dapat memenuhi persyaratan penyimpanan ini dengan tetap menjaga keamanan di sepanjang siklus hidup data.

Langkah 4: Uji, Latih, dan Rencanakan Bencana

Setelah infrastruktur cadangan Anda aman, saatnya memastikan semuanya berfungsi dengan baik saat dibutuhkan. Hal ini meliputi pengujian cadangan, pelatihan tim, dan penyusunan rencana pemulihan bencana yang solid untuk menangani keadaan darurat secara efektif.

Uji Kualitas Cadangan dan Prosedur Pemulihan

Menguji cadangan Anda secara berkala adalah suatu keharusan untuk mematuhi HIPAA. Pengujian ini memastikan bahwa cadangan Anda memenuhi tujuan pemulihan dan siap untuk skenario dunia nyata.

Rutinitas pengujian Anda harus mencakup uji pemulihan untuk sistem kritis dan simulasi bencana skala penuh sesekali. Simulasikan peristiwa seperti serangan ransomware, kegagalan perangkat keras, atau bencana alam untuk melihat apakah sistem Anda dapat memulihkan data secara akurat dan sesuai dengan tujuan waktu pemulihan (RTO) Anda.

Fokus pada area utama selama pengujian:

• Integritas Data: Bandingkan file yang dipulihkan dengan file aslinya untuk memastikan tidak ada kerusakan yang terjadi.
• Kecepatan Pemulihan: Pastikan waktu pemulihan sesuai dengan RTO Anda selama keadaan darurat.

Dokumentasikan semuanya – tanggal pengujian, sistem yang terlibat, waktu pemulihan, dan masalah apa pun yang ditemukan. Hal ini tidak hanya membuktikan kepatuhan selama audit HIPAA, tetapi juga membantu mengidentifikasi masalah yang berulang dalam proses pencadangan Anda. Jika kerentanan atau kekurangan terungkap selama pengujian, segera atasi. Pengujian juga menyoroti area di mana pelatihan staf dapat memperkuat prosedur pencadangan.

Melatih Staf tentang Prosedur Cadangan

Sistem cadangan Anda hanya seefektif orang yang mengelolanya. Meskipun pelatihan HIPAA tahunan diwajibkan, pelatihan khusus cadangan sebaiknya dilakukan lebih sering, terutama setelah pembaruan sistem atau prosedur.

Pelatihan harus mencakup:

• Dasar-dasar HIPAA:Bagaimana aturan diterapkan pada pencadangan.
• Respon Insiden: Mengenali dan melaporkan pelanggaran keamanan dalam jangka waktu yang disyaratkan HIPAA.
• Praktik Langsung: Simulasi prosedur pencadangan dan pemulihan untuk mempersiapkan staf menghadapi keadaan darurat yang sebenarnya.

Seperti yang dicatat oleh Departemen Kesehatan dan Layanan Kemanusiaan (HHS):

“Aturan HIPAA fleksibel dan dapat diskalakan untuk mengakomodasi berbagai jenis dan ukuran entitas yang harus mematuhinya. Ini berarti tidak ada satu program standar pun yang dapat melatih karyawan dari semua entitas secara memadai.” – HHS.gov

Metode interaktif seperti studi kasus dan latihan langsung dapat meningkatkan efektivitas pelatihan. Dokumentasikan semua sesi, termasuk tanggal, topik yang dibahas, dan daftar peserta, untuk menunjukkan kepatuhan dan mengidentifikasi karyawan yang mungkin memerlukan instruksi tambahan. Pelatihan yang tepat memastikan tim Anda siap bertindak saat dibutuhkan, sehingga mengurangi risiko pelanggaran kepatuhan yang merugikan.

Buat Rencana Pemulihan Bencana

Setelah cadangan Anda diuji dan staf Anda terlatih, langkah selanjutnya adalah menyusun rencana pemulihan bencana. Ini memastikan organisasi Anda dapat mempertahankan operasional dan perawatan pasien selama keadaan darurat. Mengingat serangan ransomware merugikan organisasi layanan kesehatan di AS sekitar $7,5 miliar pada tahun 2019 saja, memiliki rencana yang terperinci adalah hal yang mutlak.

Rencana Anda harus memprioritaskan pemulihan untuk sistem-sistem penting, dengan fokus pada kebutuhan perawatan pasien. Elemen-elemen kunci yang perlu disertakan adalah:

• Strategi Komunikasi: Uraikan bagaimana staf, pasien, dan vendor akan diberi tahu selama bencana.
• Inventaris Aset:Menyimpan daftar terperinci perangkat keras, perangkat lunak, dan data penting.
• Prioritas Restorasi: Pastikan informasi penting pasien dipulihkan terlebih dahulu.

Komponen Pemulihan	Pertimbangan Utama
Frekuensi Cadangan	Seberapa sering data penting dicadangkan (harian, setiap jam, atau waktu nyata)
Lokasi Penyimpanan	Distribusi geografis situs cadangan dan redundansi
Standar Enkripsi	Enkripsi AES-256 untuk data tidak aktif, TLS 1.2+ untuk data yang sedang dikirim
Periode Retensi	Pertahankan cadangan setidaknya selama 6 tahun untuk kepatuhan HIPAA, lebih lama jika diperlukan

Sertakan prosedur untuk menghubungi penyedia layanan cadangan, pusat data, dan mitra lainnya. Jika Anda menggunakan layanan seperti server khusus atau solusi kolokasi Serverion, selalu perbarui detail kontak dan prosedur eskalasi mereka.

Uji rencana pemulihan bencana Anda setidaknya dua kali setahun dengan simulasi realistis yang melibatkan semua staf terkait. Gunakan hasilnya untuk menyempurnakan rencana dan mengatasi kelemahan yang ada. Selain itu, perbarui rencana Anda setiap kali ada perubahan pada infrastruktur, aplikasi, atau struktur organisasi. Memperbarui rencana memastikan organisasi Anda selalu siap menghadapi hal-hal tak terduga.

Kesimpulan: Pertahankan Kepatuhan HIPAA dari Waktu ke Waktu

Menjaga kepatuhan HIPAA dengan sistem cadangan Anda bukanlah tugas sekali jadi – hal ini membutuhkan perhatian dan pembaruan yang konstan. Organisasi layanan kesehatan menghadapi gelombang ancaman siber yang semakin meningkat, dengan insiden peretasan yang meningkat 30% antara tahun 2020 dan 2024 dan serangan ransomware meningkat 45% dalam jangka waktu yang sama. Lanskap yang terus berubah ini menjadikannya penting untuk memantau dan meningkatkan sistem Anda secara berkala guna melindungi data pasien.

Tinjau dan perbarui prosedur dan perangkat lunak pencadangan Anda secara konsisten agar tetap relevan dengan ancaman baru. Seiring perkembangan teknologi, aplikasi atau sumber data baru mungkin tidak terintegrasi secara otomatis ke dalam rutinitas pencadangan Anda yang sudah ada, sehingga berpotensi menimbulkan kerentanan. Siapkan peringatan otomatis agar Anda selalu mendapatkan informasi terbaru dan tetapkan proses yang jelas untuk menguji dan menerapkan patch dengan segera.

Peraturan juga berubah seiring waktu. Seperti yang ditunjukkan Roger Severino, Mantan Direktur OCR:

“Kami berkomitmen untuk mendorong perubahan yang diperlukan guna meningkatkan kualitas perawatan dan menghilangkan beban yang tidak semestinya pada entitas yang tercakup, sekaligus menjaga perlindungan privasi dan keamanan yang kuat terhadap informasi kesehatan individu.”

Ini berarti persyaratan HIPAA dapat berkembang, dan strategi pencadangan Anda perlu beradaptasi seiring perkembangan tersebut. Bermitra dengan penyedia layanan terkelola yang berspesialisasi dalam kepatuhan layanan kesehatan dapat membantu memastikan sistem Anda tetap mutakhir.

Risiko dari perencanaan yang tidak memadai sudah jelas. Misalnya, Jaringan Kesehatan Universitas Vermont menghadapi serangan ransomware yang mengganggu operasional selama lebih dari 40 hari, menunda perawatan kritis seperti kemoterapi dan biaya puluhan juta dolar dalam upaya pemulihan. Meskipun sanksi HIPAA masih dirahasiakan, dampaknya menggarisbawahi pentingnya rencana cadangan dan pemulihan bencana yang kuat.

Poin-Poin Penting untuk Pencadangan yang Mematuhi HIPAA

Untuk menjaga kepatuhan dan melindungi organisasi Anda, fokuslah pada area penting berikut:

Pencadangan Aman:
Enkripsikan data Anda dan batasi akses secara ketat. Audit izin secara berkala untuk memastikan hanya personel yang berwenang yang memiliki akses. Dengan 81% pelanggaran data terkait dengan peretasan, tindakan keamanan yang kuat tidak dapat dinegosiasikan.

Pengujian Reguler:
Lakukan uji pemulihan bulanan untuk sistem kritis dan simulasi pemulihan bencana secara menyeluruh dua kali setahun. Dokumentasikan setiap pengujian secara menyeluruh, catat waktu pemulihan dan masalah yang ada. Gunakan wawasan ini untuk menyempurnakan proses Anda dan mengatasi kesenjangan pelatihan.

Kepatuhan Vendor:
Pastikan vendor cadangan Anda secara konsisten memenuhi standar HIPAA. Tinjau Perjanjian Rekanan Bisnis (BAA) setiap tahun dan mintalah dokumentasi kepatuhan yang diperbarui. Jika Anda menggunakan layanan seperti server khusus atau solusi kolokasi Serverion, pastikan layanan tersebut terus selaras dengan kebutuhan keamanan Anda.

Manfaatkan alat terpusat untuk memantau pencadangan dan mengatur peringatan untuk potensi masalah, seperti kegagalan atau pola akses yang tidak biasa. Meninjau log secara berkala dapat membantu mendeteksi aktivitas mencurigakan dan menyediakan dokumentasi penting untuk audit.

Terakhir, pastikan strategi pencadangan Anda adaptif. Seiring pertumbuhan organisasi atau adopsi teknologi baru, tinjauan berkelanjutan dan pelatihan staf yang diperbarui akan memastikan sistem Anda tetap aman dan patuh, sekaligus memenuhi kebutuhan pasien. Pendekatan yang fleksibel dan proaktif adalah kunci untuk menjaga kepercayaan dan melindungi informasi kesehatan yang sensitif.

Tanya Jawab Umum

Apa saja langkah utama bagi organisasi perawatan kesehatan untuk memastikan cadangan data mereka mematuhi peraturan HIPAA?

Untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan HIPAA untuk pencadangan data, organisasi layanan kesehatan perlu berfokus pada beberapa praktik utama:

• Terapkan aturan cadangan 3-2-1Simpan tiga salinan data Anda, gunakan dua jenis media penyimpanan yang berbeda, dan simpan satu salinan di lokasi yang aman di luar kantor. Pendekatan ini menambahkan lapisan perlindungan terhadap kehilangan data.
• Enkripsi semua data sensitifGunakan metode enkripsi yang kuat untuk mengamankan cadangan, baik saat data ditransfer maupun disimpan. Ini membantu mencegah akses tanpa izin.
• Kontrol akses secara ketat: Berikan akses sistem cadangan hanya kepada personel yang berwenang, dan terapkan izin berbasis peran untuk membatasi apa yang dapat dilakukan setiap pengguna.
• Tetapkan kebijakan yang jelas: Buat dokumentasi terperinci yang menguraikan jadwal pencadangan, periode penyimpanan, dan prosedur khusus apa pun untuk memastikan praktik yang konsisten.
• Uji cadangan secara rutinVerifikasi secara berkala bahwa cadangan data Anda lengkap, akurat, dan dapat dipulihkan. Ini memastikan data dapat dipulihkan dengan cepat jika terjadi keadaan darurat.

Langkah-langkah ini tidak hanya melindungi informasi pasien tetapi juga membantu organisasi perawatan kesehatan tetap selaras dengan standar HIPAA.

Langkah apa yang dapat diambil penyedia layanan kesehatan untuk menguji dan memvalidasi sistem pencadangan dan pemulihan mereka terhadap potensi serangan siber?

Penyedia layanan kesehatan dapat memperkuat pertahanan mereka terhadap serangan siber dengan mengambil langkah-langkah proaktif untuk memastikan sistem pencadangan dan pemulihan mereka siap saat dibutuhkan. Salah satu praktik kuncinya adalah melakukan pencadangan dan pemulihan secara berkala. tes pemulihan dataPengujian ini memastikan bahwa pencadangan tidak hanya lengkap tetapi juga berfungsi, sehingga mengurangi risiko kejutan yang tidak menyenangkan selama krisis.

Yang tak kalah pentingnya adalah menjaga rencana pemulihan bencana tetap mutakhir. Seiring munculnya ancaman baru dan perkembangan infrastruktur, rencana-rencana ini harus direvisi agar tetap relevan dan efektif.

Pendekatan berharga lainnya adalah menjalankan simulasi latihan serangan siberLatihan-latihan ini menguji kemampuan respons sistem, mengungkap potensi kerentanan yang dapat diatasi sebelum ancaman nyata menyerang. Dengan menggabungkan strategi-strategi ini, penyedia layanan kesehatan dapat memulihkan data penting dengan cepat dan aman dalam keadaan darurat, meminimalkan gangguan, dan melindungi informasi pasien.

Apa yang harus Anda cari dalam penyedia cadangan yang mematuhi HIPAA, dan mengapa Perjanjian Rekanan Bisnis (BAA) penting?

Saat memilih penyedia layanan cadangan yang sesuai dengan HIPAA, penting untuk memastikan mereka memenuhi semua standar HIPAA. Ini termasuk menggunakan enkripsi data yang kuat, menawarkan solusi penyimpanan yang aman, dan menerapkan kontrol akses yang ketat. Selain itu, carilah penyedia yang memiliki rekam jejak yang baik dalam melindungi informasi kesehatan sensitif dan secara konsisten mengikuti protokol keamanan.

Salah satu komponen penting yang perlu diverifikasi adalah Perjanjian Asosiasi Bisnis (BAA)Dokumen ini secara jelas mendefinisikan tanggung jawab penyedia layanan kesehatan dalam melindungi Informasi Kesehatan yang Dilindungi (PHI). Dokumen ini juga menetapkan akuntabilitas hukum, memastikan kepatuhan HIPAA dan keamanan data organisasi Anda serta pasien.

Tulisan terkait